事務所のホームページが表示されない時の確認手順｜確定申告・年度更新の繁忙期に慌てないために

最初に「自分の端末だけか、みんな見られないか」を確かめる

ホームページが表示されないとき、最初に確かめたいのは、事務所のパソコンだけの問題なのか、誰が見ても表示されないのか、という点です。ここで切り分けができると、その後の対応がぐっと早くなります。

• 事務所のパソコンと、Wi-Fiを切ったスマートフォンの両方で開いてみる
• 別の事務員さんや家族に、手元の端末で開いてもらう
• ブラウザ（インターネットを見るソフト）を変えて開いてみる
• 表示される画面の文言（エラーの表示）を写真に撮っておく

事務所のパソコンだけで見られない場合は、事務所のインターネット回線や、パソコンの設定の問題であることが多く、ホームページ自体は動いている可能性があります。誰が見ても表示されない場合は、ホームページの側に原因があると考えて、次の切り分けに進みます。

事務所のパソコンだけで見られない状態は、事務所の中の人は困っていても、相談者の方や顧問先には影響がないことが多いものです。逆に、事務所のパソコンでは普通に見えているのに、外の人には見えていないこともあります。ブラウザに残った古い情報が表示されているだけ、という場合です。どちらの場合も、事務所の外の端末で確かめることが切り分けの第一歩になります。

表示されるエラーの文言から原因の見当をつける

誰が見ても表示されない場合、画面に出る文言で原因の見当がつくことがあります。エラーの文言はブラウザによって違いますが、おおよそ次のように分けられます。

サーバー会社の案内ページが出る場合や、ドメインにつながらない場合は、契約や支払いが止まっていることがあります。その場合はメールも止まっているおそれがあるため、ドメイン・サーバーの更新を忘れてホームページとメールが止まった時の手順もあわせて確かめてください。

連絡するときに伝えること

制作会社やサーバー会社に連絡するときは、次の情報をそろえておくと、原因の特定が早くなります。

1. いつから表示されないか気づいた日時と、最後に正常に見られた日時が分かれば伝えます。
2. どの端末で、どう表示されるかパソコン・スマートフォンなど、試した端末と、表示されたエラーの写真を添えます。
3. 最近変えたことがあるかお知らせの更新、部品の更新、サーバーの設定変更、支払い方法の変更など、心当たりがあれば伝えます。
4. 急ぎ度合い繁忙期で相談が集中していることなど、急いで直したい事情を伝えます。

サーバー会社の障害であれば、サーバー会社のホームページに障害のお知らせが出ていることがあります。制作会社と連絡がつかない場合は制作会社と連絡が取れない・廃業していた時の進め方を参考にしてください。

連絡の際は、電話だけで済ませず、メールでも同じ内容を送っておくと、言った・言わないの行き違いを防げます。返事の目安の時間も聞いておくと、相談者や顧問先への案内がしやすくなります。

止まっている間の、相談者・顧問先への案内

ホームページが直るまでの間も、相談者の方や顧問先は事務所に連絡を取ろうとしています。ホームページ以外の連絡手段で、困らないように案内しておきましょう。

• 事務所の電話の受付で、ホームページの不具合を聞かれたら電話かメールで受け付けると答えられるようにする
• 顧問先には、メールや連絡の仕組みで「ホームページを調整中のため、様式はメールでお送りします」と伝える
• 地図の検索結果などに載せている事務所の情報で、電話番号と受付時間が正しいか確かめる
• 相談フォームの代わりに受け付けるメールアドレスを決めておく

問い合わせの電話を受ける事務員さんには、「ホームページが表示されない期間があること」「代わりにどの連絡先で受け付けるか」「いつごろ直る見込みか」の3点を共有しておくと、聞かれたときに迷わず答えられます。相談者の方にとっては、電話口で落ち着いて案内してもらえることが、ホームページの不具合以上に印象に残ります。

繁忙期の前に備えておくこと

ホームページが止まる原因の中には、事前に防げるものも多くあります。繁忙期の1〜2か月前に、次の点を確かめておくと安心です。

• サーバー・ドメイン・鍵マークの証明書の更新月が、繁忙期と重なっていないか
• ホームページの部品の更新を、繁忙期の直前に入れていないか
• 制作会社やサーバー会社の連絡先と、契約者の名義を把握しているか
• 相談フォームのテスト送信をしたか

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特に、ドメインやサーバーの更新月が確定申告の時期と重なっている事務所は、更新案内に気づかず止まってしまうことがあります。更新月が分かったら、事務所の年間の予定表に書き込んでおきましょう。