相談フォームからメールが届かない時の確認手順｜士業事務所が取りこぼさないために

まず確かめたい「よくある原因」

相談フォームのメールが届かない原因は、大きく分けると次の4つです。上から順に、事務所の中で確かめられるものから見ていくと、無駄な手間がかかりません。

実際にもっとも多いのは、迷惑メールへの振り分けと、送信先の設定違いです。特に、事務員さんの交代やメールの引っ越しのあとは、送信先が古いままになっていることがよくあります。

また、事務所のメールの引っ越しや、受信するソフトの入れ替えをしたあとに届かなくなる例もあります。新しいメールの設定で、相談フォームの通知だけが別のフォルダに振り分けられていた、ということもあるため、最近メールまわりで変えたことがないかも思い出してみてください。

原因を切り分ける手順

次の手順で進めると、どこで止まっているのかが見えてきます。事務員さんにお願いしても進められます。

1. 自分でテスト送信する事務所のパソコンかスマートフォンから相談フォームを開き、「テスト送信です」と書いて送ります。送信ボタンを押したあとの画面に、エラーの表示が出ないかを見ておきます。
2. 自動返信メールが届くか見るフォームに入力した自分のアドレスに、自動返信メールが届くか確かめます。自動返信が届けば、フォームとサーバーの送信は動いている可能性が高く、事務所側の受け取りに原因がありそうです。
3. 事務所の受付メールの迷惑メールフォルダを見る受付用アドレスの迷惑メールフォルダや、メールの振り分け設定を確認します。所長のスマートフォンだけで受け取っている場合は、パソコン側も見ておきます。
4. 送信先の設定を制作会社に聞くそれでも見つからなければ、「相談フォームの送信先のアドレスを教えてください」と制作会社に確認します。
5. サーバー会社のお知らせを見る自動返信も届かない場合は、サーバー側でメールの送信が止まっていることがあります。サーバー会社のお知らせや、契約の状態を確かめます。

取りこぼした相談への対応

届いていなかった期間があると分かったら、その間に送られた相談を拾い直すことを考えます。フォームの仕組みによっては、サーバーの中に送信内容の控えが残っていることがあります。

• WordPressの管理画面に、フォームの送信内容の一覧が残っていないか制作会社に確認する
• 控えが残っていれば、届いていなかった期間の相談に、遅れたお詫びとともに連絡する
• 控えが残っていなければ、ホームページのお知らせ欄に「一時的にフォームが届かない状態でした。お返事がない方は、お手数ですが再度ご連絡ください」と載せる
• 電話でのお問い合わせ先を、フォームの近くに目立つように書いておく

相談内容の控えがサーバーに残っていることは、取りこぼしの保険になる一方で、守秘の面では注意も必要です。拾い直しが終わったら、控えの扱いを見直しておきましょう。考え方は相談フォームに書かれた内容はどこを通る？で整理しています。

遅れて連絡するときは、言い訳をせず、ホームページの不具合で相談が届いていなかったことと、お詫びを簡潔に伝えます。相続や許認可の期限など、急ぎの事情がありそうな相談から優先して連絡しましょう。すでに別の事務所に相談された方がいても、誠実に連絡したこと自体が事務所の印象を守ります。

繁忙期の前にやっておきたいこと

確定申告の時期、労働保険の年度更新や算定基礎届の時期、許認可の更新が集中する時期など、士業事務所には問い合わせが増える季節があります。その直前に相談フォームが止まっていると、影響は大きくなります。

• 繁忙期の1か月ほど前に、相談フォームのテスト送信をする
• ホームページの部品の更新は、繁忙期の直前を避けて早めに済ませる
• 受付メールを見る人を2人以上にしておき、休みの日も誰かが気づけるようにする
• フォームの近くに、電話番号と受付時間を書いておく

相談フォームに迷惑な送信が大量に届いて本当の相談が埋もれてしまう、という別の困りごともあります。その場合は相談フォームに迷惑な送信が大量に届く時の対処をご覧ください。

受付メールを見る人が一人だけだと、その方が休んでいる間や、繁忙期で手が回らない時期に、届いていないことにも、届いた相談にも気づくのが遅れます。二人以上で見られるようにしておくことは、取りこぼしの防止と守秘の両方の観点から、見る人の範囲を決めたうえで行うのがおすすめです。

届かない状態に早く気づくために

相談フォームの不具合は、相談者の方から言われるまで気づきにくいのが難しいところです。月に一度のテスト送信を事務員さんの定例の作業に入れておくだけでも、取りこぼしの期間を短くできます。

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