顧問先専用ページ（会員エリア）を作るべきか｜士業事務所が検討する基準

顧問先専用ページとは、どんな仕組みか

顧問先専用ページ（会員エリア、マイページと呼ばれることもあります）とは、IDとパスワードでログインした顧問先の方だけが見られる、ホームページの中の特別な場所のことです。一般の方が見る案内のページとは別に用意し、資料のダウンロードや、個別のお知らせの確認などができるようにします。

似た仕組みに、顧問先との書類のやり取りのためのページがありますが、あちらは主にファイルの送受信に絞った機能です。専用ページは、それに加えて、顧問先ごとに違う情報（担当の税理士名、次回の提出期限、過去のお知らせの履歴など）をまとめて見せる、より大きな仕組みを指すことが多いです。

この記事では「作れるかどうか」ではなく「作るべきかどうか」を、貴事務所の体制に合わせて考える観点をお伝えします。制作会社に提案されてすぐに決めるのではなく、一度立ち止まって、本当に必要かどうかを確かめてみてください。

専用ページを作ると何ができるようになるか

専用ページを用意すると、主に次のようなことができるようになります。

• 顧問先ごとに違う案内（提出期限、担当者の変更など）を、個別にメールを送らずにまとめて見てもらえる
• 過去にお渡しした資料や、やり取りの記録を、相談者の方が自分で振り返れる
• 事務所から全体に向けたお知らせと、特定の顧問先だけへの案内を分けて管理できる
• 顧問先の方がログインする場所が決まっているので、どこに資料を置いたか事務所側も迷いにくい

こうした効果は、顧問先の数が多く、かつ提出物や連絡事項の個別性が高い事務所ほど感じやすい傾向があります。逆に、顧問先の数がまだ少ない事務所では、専用ページを用意しても使う機会が少なく、更新の手間だけが増えてしまうことがあります。

専用ページを作らなくても足りる事務所の特徴

一方で、次のような事務所では、専用ページを作らなくても今の方法で足りている場合があります。表の右側に近いほど、専用ページの効果を感じやすい事務所です。

専用ページは便利な一方で、IDやパスワードの発行・管理、担当者が変わった際の引き継ぎなど、新たに管理する手間も生まれます。管理する範囲が広がるほど、事務所の管理アカウントの引き継ぎで気をつけることと同じように、誰が何を管理しているかを決めておく必要が出てきます。

向いている事務所かどうかを見分ける4つの手順

専用ページを作るかどうかで迷ったときは、次の4つの手順で貴事務所の状況を確かめてみてください。

1. 顧問先の数を数える個別の案件対応が月に何件ほど発生するかを、おおよそ数えてみます。
2. 業務の個別性を確かめる顧問先ごとに提出期限や必要な資料がどれくらい違うかを確かめます。
3. 更新の担当を確かめる専用ページの中身を誰が最新の状態に保つのか、担当を考えます。
4. 繁忙期の負担を想像する確定申告や年末調整の時期に、問い合わせ対応と専用ページの管理を両方担えるかを考えます。

4つを確かめた上で、まだ判断に迷う場合は、すぐに大きな仕組みを作らず、後の章で触れる小さく始める方法も検討してみてください。所内の事務員さんの人数が限られている事務所ほど、最初から広い範囲を作り込まないことをおすすめします。

作ると決めた場合に確認しておきたいこと

専用ページを作ると決めた場合は、作る前に次の点を制作会社・保守会社と確認しておくと、あとで困りにくくなります。

• ログイン情報を誰が発行し、誰が管理するか
• 顧問先の担当者が変わった際の手続きをあらかじめ決めておくか
• 専用ページに載せる内容の範囲（守秘義務に関わる情報を含めるかどうか）
• 制作会社・保守会社に、運用にかかる手間や費用を確認する

守秘義務に関わる内容を載せる場合は、通信の保護についても確かめておくと安心です。無料の自動診断では、今のホームページの鍵マークの状態などを約10秒で確認できます。専用ページを作る前の段階でも、まずホームページ全体の状態を確かめておくことをおすすめします。

まずは小さく始める方法

専用ページは、一度に大きな仕組みを作る必要はありません。まずは一部の顧問先だけ、あるいは資料のダウンロードだけといった小さな範囲で試してから、必要に応じて広げる方法もあります。小さく始めれば、管理の手間がどれくらい増えるかも実際に確かめやすくなります。

今の制作会社との契約はそのままで、専用ページを作るかどうかを考える間も、ホームページ全体の見守りだけ先に整えておくこともできます。HPドクターのAIみまもり＋AIチャットは月額1,500円・14日間無料で、週3回（月・水・金）サイトを診断し、変化があったときだけお知らせします。専用ページを作るかどうか迷っている間も、人に相談したい場合は無料でご相談いただけます。