更新・保守
顧問先へのお知らせをホームページに載せるとき、続けやすい作り方と運用
年末調整の書類のご案内、労働保険の年度更新の資料のお願い、制度が変わったときのお知らせ。顧問先への連絡をメールや郵送だけで行っていると、同じ説明を何度もすることになります。そこで、ホームページに顧問先向けのお知らせを載せる事務所が増えています。便利な一方で、誰でも見られる場所に何を載せてよいのか、更新を誰がするのかを決めておかないと、古い案内が残ったままになりがちです。この記事では、続けやすい顧問先向けお知らせの作り方と運用をお伝えします。
顧問先向けのお知らせをホームページに置く良さ
顧問先へのお知らせをホームページに置く一番の良さは、「今の案内はここを見てください」と言える場所ができることです。メールで送った案内は、受け取った方の受信箱に埋もれてしまいます。ホームページに置いておけば、顧問先の担当者が変わっても、同じ場所で同じ案内を見てもらえます。
- 提出物の締め切りや送り方を、毎年同じ場所で案内できる
- 顧問先からの「あの書類はいつまででしたか」という問い合わせが減る
- 制度の変更点を要約して載せておけば、面談の前に読んでもらえる
- 新しい相談者の方にとっても、事務所の丁寧さが伝わる
ただし、ホームページは基本的に誰でも見られる場所です。顧問先だけに伝えたいことと、誰に見られてもかまわないことを分けて考える必要があります。
誰でも見られるページに「載せる・載せない」の線引き
顧問先向けのお知らせであっても、ホームページに載せる以上は、守秘の観点からの線引きが欠かせません。士業の事務所は、顧問先の情報を守る立場にあります。次の表を目安に、載せる内容を決めておきましょう。
| 分類 | 例 | 載せ方 |
|---|---|---|
| 載せてよいこと | 提出物の一般的な案内、締め切り、休業日、制度変更の要約 | お知らせとして公開する |
| 載せ方に注意すること | 提出書類のひな形、記入例 | 個人や会社の情報が入っていない形にする |
| 載せないこと | 特定の顧問先の名前、個別の状況、金額、書類の写し | 個別の連絡で伝える |
「パスワード付きのページ」でも油断しない
顧問先専用のページをパスワードで隠す方法もありますが、パスワードを全顧問先で共通にしていると、退職した担当者や取引を終えた会社にも見られる状態が続きます。個別の情報は、ホームページではなく個別の連絡で伝えるのが基本です。
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続けやすいお知らせページの作り方
お知らせのページは、作ったときは張り切って更新しても、繁忙期をきっかけに止まってしまうことがよくあります。最初から「続けられる形」にしておくことが大切です。
- お知らせを種類で分ける「毎年の提出物」「制度の変更」「休業・営業日」のように分類しておくと、顧問先も探しやすく、更新する側も迷いません。
- 毎年の案内はひな形にする年末調整や年度更新の案内は、毎年ほぼ同じ内容です。去年の記事を複製し、日付と変更点だけを直す形にすると負担が減ります。
- 掲載期限を決めるそれぞれのお知らせに「いつまで載せるか」を決め、期限が過ぎたら一覧に下げるか非表示にします。
- 書く人と確かめる人を分ける制度の変更の要約などは、事務員さんが下書きし、資格者が確かめてから載せる流れにすると安心です。
毎年の案内を事務所の年間予定と結びつけておくと、載せ忘れがぐっと減ります。年間の流れの作り方は士業事務所のホームページ、更新はどのくらいの頻度で？で紹介しています。
お知らせから相談や連絡につなげる工夫
顧問先向けのお知らせは、読んでもらうだけでなく、必要な連絡につながることが大切です。お知らせの最後に「ご不明な点は担当者までご連絡ください」と書き、事務所の電話番号や連絡方法を添えておきましょう。
書類の提出方法を案内する場合は、メールに添付して送ってよい書類と、そうでない書類を分けて書いておくと親切です。マイナンバーが記載された書類などは、事務所で決めた受け渡しの方法を案内し、ホームページの相談フォームからは送らないよう一言添えておくと安心です。
制度の変更のお知らせは、新しい相談者の方にも読まれます。断定的な書き方は避け、「詳しくはご相談ください」と相談の入口につなげる形にしておくと、資格者の確認もしやすくなります。
お知らせの書き出しをそろえておくのも、読みやすさにつながります。たとえば「対象となる方」「やっていただくこと」「締め切り」「ご不明な点のご連絡先」の順に書くと決めておけば、顧問先は毎回同じ場所を見るだけで必要なことが分かります。書く側も、項目を埋めるだけで下書きができるので、事務員さんに任せやすくなります。
- 対象となる方：個人の方か法人か、従業員を雇っているかなど
- やっていただくこと：用意する書類、記入する項目
- 締め切り：事務所に届けていただく日
- ご連絡先：担当者への連絡方法と受付時間
ページが増えたら、ホームページの手入れも増える
お知らせのページが増えると、ホームページの中身が豊かになる一方で、手入れの対象も増えます。古い案内の片付け、添付したPDFのリンク切れ、管理画面に入る人の増加などです。管理画面のログイン情報は人ごとに分け、退職した方の分は削除しておきましょう。
また、更新の頻度が上がるほど、WordPressやプラグインの更新、バックアップの大切さも増します。誤って記事を消してしまったときに戻せるよう、バックアップの状態も確かめておくと安心です。詳しくは事務所ホームページのバックアップ、何をどこに残すかをご覧ください。
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顧問先へのお知らせが増えてきたら、トップページから「顧問先の皆さまへ」のような入口を一つ作っておくと、顧問先が迷わずにたどり着けます。新しい相談者の方向けの案内と、顧問先向けの案内が同じ一覧に混ざっていると、どちらにとっても探しにくくなるためです。入口を分けておけば、繁忙期に顧問先へ「ホームページのこのページをご覧ください」と伝えるだけで済むようになります。
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14日間無料で始める まずは人に相談するよくあるご質問
顧問先専用のページを作るべきですか？
一般的な案内であれば、誰でも見られるお知らせで十分なことが多いです。顧問先ごとに違う情報を伝えたい場合は、ホームページではなく個別の連絡や、事務所で使っている書類の受け渡しの仕組みで伝えるほうが安心です。
顧問先の会社名を「お知らせ」に書いてもよいですか？
顧問先の名前は、本人の同意なしにホームページに載せないのが基本です。士業の事務所には守秘の義務があります。お知らせは、特定の顧問先が分からない一般的な書き方にしましょう。
書類のひな形をホームページに置いても大丈夫ですか？
個人や会社の情報が入っていない空欄のひな形であれば、置いても問題になりにくいです。記入例を載せる場合は、実在の情報を使わず、架空の内容で作ってください。
お知らせの更新を事務員に任せてもよいですか？
はい。下書きは事務員さん、内容の確認は資格者、という分担にすると続けやすくなります。管理画面のログイン情報は人ごとに分けておくと、誰が更新したかも分かります。
お知らせのPDFはどのくらいの期間置いておけばよいですか？
お知らせと同じく、掲載期限を決めておくと整理しやすくなります。期限が過ぎたPDFは、お知らせとあわせて非表示にし、リンクだけが残って中身が見つからない状態にならないよう気をつけてください。
この記事は、税理士・社労士・行政書士事務所のホームページの見守りと相談を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。
