保守の頼み方・選び方
士業事務所のホームページ保守会社の選び方｜守秘と相談の入り口で見る5つの観点
開業のときにお願いした制作会社と連絡が取りにくくなった、担当者が辞めてしまった、更新をお願いしても返事が遅い。そんな理由で、ホームページの保守を別の会社に頼もうと考える事務所があります。ところが、いざ探してみると、どの会社も「安心の保守」とうたっていて、違いが分かりません。この記事では、士業の事務所がホームページの保守会社を選ぶときに、守秘と相談の入り口という観点から確かめたい5つのことをお伝えします。
士業の事務所が保守会社に求めること
ホームページの保守会社は、事務所のホームページの中身に触れる立場にあります。管理画面に入り、サーバーの中を見て、必要なら相談フォームの設定も変えます。つまり、保守会社を選ぶことは、事務所の情報の一部を預ける相手を選ぶことでもあります。
一般の会社のホームページなら、デザインの腕や料金で選んでもかまわないかもしれません。ただ、士業の事務所の場合は、相談者の方や顧問先の情報を守る立場があります。保守会社を選ぶときも、その立場に合った観点で見ることが大切です。
観点1と2：秘密保持と、相談フォームの扱い
一つ目は、秘密保持の取り決めです。保守の作業の中で、相談フォームの送信内容、サーバーに残った控え、所員のメールアドレスなどに触れる可能性があります。秘密保持の取り決めを結べるか、作業する人を限っているかを確かめましょう。
二つ目は、相談フォームの扱いです。相談フォームは、事務所にとって新しい相談の入り口です。プラグインの更新のあとに届かなくなっていた、という事態を防ぐため、更新のたびにフォームが届くかを確かめてくれるかを聞いてみてください。また、フォームの送信内容をホームページの中に保存しない設定にするなど、守秘の観点からの提案をしてくれる会社だと心強いものです。
聞き方の例
「作業の中で相談フォームの控えに触れることはありますか。その場合、秘密保持の取り決めは結べますか」「プラグインを更新したあと、相談フォームが届くかは確かめていただけますか」
保守会社を探すときは、まず事務所としての「困りごと」を書き出しておくと、選ぶ基準がはっきりします。お知らせの差し替えが遅い、担当者に連絡がつきにくい、何をしてもらっているか分からない、相談フォームが届いているか不安、など。困りごとが分かれば、どの観点を重く見るべきかも自然に決まります。
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観点3と4：繁忙期の対応と、名義
三つ目は、繁忙期の対応です。士業の事務所には、確定申告、年末調整、労働保険の年度更新など、毎年決まった繁忙期があります。その時期の前に受付案内を差し替えたい、新規相談の受付状況を急いで変えたい、という依頼が出ます。依頼してから何日で載るのか、時期による違いはあるのかを確かめておきましょう。
四つ目は、ドメイン（ホームページの住所）とサーバーの名義です。保守会社が自社の名義でドメインやサーバーを契約する形だと、手間が省ける反面、将来その会社との契約をやめるときに、ホームページの住所ごと引き継げなくなるおそれがあります。事務所の名義で契約し、作業だけを頼む形にできるかを確かめてください。
| 名義の形 | 良いところ | 気をつけたいところ |
|---|---|---|
| 事務所の名義 | 保守会社を変えても住所とデータを引き継ぎやすい | 契約の更新や支払いを事務所で管理する |
| 保守会社の名義 | 契約や支払いの手間が少ない | 契約をやめるときに引き継げないことがある |
独立開業のときから名義を整えておく考え方は開業時に決めておきたいホームページの持ち方でまとめています。
観点5：作業の報告と、面談で聞きたい質問
五つ目は、作業の報告です。保守の作業は、うまくいっているほど事務所の目には見えません。何もしていないのか、きちんと手入れされているのかを知るには、報告が欠かせません。月に一度でも、何を更新したか、気になる点はあったかを知らせてもらえるかを確かめましょう。
保守会社と面談するときは、次の質問を用意しておくと、会社ごとの違いが分かりやすくなります。答えの内容だけでなく、分かりやすい言葉で説明してくれるかも、選ぶうえでの大切な手がかりです。
- 秘密保持について聞く秘密保持の取り決めを結べるか、作業する人は誰かを聞きます。
- 更新の範囲を聞くWordPress・プラグイン・PHPの更新のうち、どこまでが含まれるかを聞きます。
- 相談フォームの点検を聞く更新のあとにフォームが届くかを確かめてくれるかを聞きます。
- 繁忙期と困ったときの対応を聞く依頼から何日で載るか、夜間や休日に止まったらいつ動くかを聞きます。
- 名義と報告を聞くドメインとサーバーを事務所の名義にできるか、作業の報告はあるかを聞きます。
「全部を一社に」ではなく、役割を分ける選び方もある
5つの観点をすべて満たす会社を一社見つけるのは、簡単ではありません。そこで、役割を分けるという考え方もあります。たとえば、更新や文章の修正は今の制作会社に頼み、ホームページに変化がないかの見守りと、困ったときの相談は別の窓口に頼む、という形です。
役割を分けておくと、一社に頼り切りにならずに済みます。制作会社の担当者が変わったときや、連絡が取りにくくなったときにも、見守りの目が残ります。事務員さんが自分で更新するか外に頼むかの考え方は事務員が自分で更新するか、外に頼むかで紹介しています。
面談では、答えの内容と同じくらい、答え方にも注目してください。専門用語ばかりで説明する会社より、事務所の言葉に置き換えて説明してくれる会社のほうが、困ったときの相談もしやすいものです。分からないことを「分かりません、確認します」と言える会社かどうかも、長く付き合ううえでの手がかりになります。
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士業の事務所に詳しい保守会社を選ぶべきですか？
業種に詳しいことは安心材料の一つですが、それだけで決める必要はありません。秘密保持、相談フォームの扱い、繁忙期の対応、名義、報告の5つの観点で、事務所の事情に合わせてくれるかを確かめることが大切です。
秘密保持の取り決めは、どんな内容にすればよいですか？
作業の中で知った情報を外に出さないこと、作業する人を限ること、作業が終わったら不要な控えを残さないことなどが一般的です。具体的な文面は専門家にご確認ください。
制作会社から保守会社に乗り換えるとき、何から始めればよいですか？
まず、ドメインとサーバーの名義、管理画面のログイン情報が事務所の手元にあるかを確かめてください。これがそろっていれば、乗り換えはぐっと進めやすくなります。
保守会社を選ぶ前に、今のホームページの状態を知りたいです。
HPドクターの無料の自動診断で、今の状態を確かめられます。結果を保守会社との面談に持っていくと、どこを手入れすべきかの話がしやすくなります。
見積もりは何社くらいから取ればよいですか？
決まった数はありませんが、同じ質問を複数の会社にすると、答え方や含まれる作業の違いが見えてきます。この記事の5つの観点を質問にして、各社の答えを並べて比べるのがおすすめです。
この記事は、税理士・社労士・行政書士事務所のホームページの見守りと相談を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。
