相談フォームに迷惑な送信が大量に届く時の対処｜本当の相談を埋もれさせないために

迷惑な送信には、いくつかの種類がある

相談フォームに届く迷惑な送信は、大きく分けて次の3つです。種類によって、効く対策が違います。

機械による自動送信は、フォームの仕組みに対策を入れることで、大きく減らせることが多いです。人による営業は完全には防げませんが、受け取ったあとの整理の仕方を決めておけば、本当の相談を見落としにくくなります。

迷惑な送信が増えると、受付の事務員さんが一通ずつ開いて確かめることになり、本来の業務の時間が削られてしまいます。対策を考えるときは、送信を減らすことと、届いたものを素早く仕分けることの両方から考えると効果が出やすくなります。

フォームに入れたい対策

相談フォームの側で入れられる主な対策は次のとおりです。どれを入れるかは、フォームの仕組みによって違うため、制作会社と相談しながら選んでください。

1. 機械の送信を見分ける仕組みを入れる人が送ったか、機械が送ったかを見分ける仕組みを、フォームに組み込みます。相談者の方の手間がほとんど増えない種類のものもあります。
2. 入力欄の決まりを整える電話番号の欄には数字だけ、相談分野は選択式にするなど、入力の形を決めておくと、意味のない文字列による送信が通りにくくなります。
3. フォームの追加部品を更新する古いフォームの部品は、迷惑な送信の対策が弱いことがあります。部品を新しい版にしてもらうだけで改善することもあります。
4. 営業お断りの一文を入れるフォームの上に「ご相談専用のフォームです。営業のご連絡はご遠慮ください」と書いておきます。人による営業を減らす効果が期待できます。

対策を入れたあとは、自分で相談フォームからテスト送信をして、受付メールに届くかを確かめてください。対策が強すぎて、本当の相談まで届かなくなることがあるためです。届かなくなったときの確かめ方は相談フォームからメールが届かない時の確認手順をご覧ください。

受付メールの整理の仕方

フォームの対策と並行して、事務所で受け取ったあとの整理の仕方を決めておくと、本当の相談を見落としにくくなります。

• 相談フォームの通知は、事務所の受付用アドレスに集め、個人のアドレスに分散させない
• 通知メールの件名に「【相談フォーム】」などの印を付けてもらい、振り分けやすくする
• 相談分野の選択（相続・顧問・労務・許認可など）を件名に入れてもらい、ひと目で分かるようにする
• 迷惑な送信だと判断したものは、返信せずに迷惑メールとして扱う
• 判断に迷うものは、所長や担当者に回すルールを決めておく

迷惑メールの振り分けを強くしすぎると、本当の相談まで迷惑メールのフォルダに入ってしまうことがあります。週に一度は迷惑メールのフォルダにも目を通す、という運用をあわせて入れておくと安心です。

迷惑な送信の中には、相談者を装って「顧問契約を検討しています」などと書き、本文の途中に宣伝のリンクを入れるものもあります。一見すると本当の相談に見えるため、判断に迷うときは、リンクを開かず、電話番号などの連絡先が書かれているか、事務所の所在地や業務と関係のある内容かを見て判断します。少しでも本当の相談の可能性があれば、所長や担当者に回して確かめてもらいましょう。

大量の送信が続くときに気にかけたいこと

迷惑な送信が急に増えた場合、多くはフォームが機械に見つかって狙われやすくなっただけですが、まれにホームページそのものに異常が起きているサインのこともあります。次のようなことがあれば、制作会社に確かめてもらいましょう。

• 相談フォームから、身に覚えのない自動返信メールが大量に送られている
• サーバー会社から、メールの送信量が多すぎるという連絡があった
• ホームページの表示が遅くなった、または表示されなくなった
• 管理画面に、知らないアカウントが増えている

自動返信メールが大量に送られていると、事務所のアドレスが迷惑メールの送り主のように扱われ、顧問先へのふだんのメールまで届きにくくなることがあります。改ざんが疑われる場合の対応は事務所のホームページが改ざん・乗っ取りにあった時の対応でまとめています。

また、迷惑な送信の対応に毎朝かなりの時間を取られているなら、それ自体が事務所の負担です。対策を入れる費用と、事務員さんが仕分けにかけている時間を比べてみると、早めに手を打つ価値があるかどうかが判断しやすくなります。

相談フォームを、安心して使える入り口に

迷惑な送信への対策は、一度入れたら終わりではなく、フォームの部品の更新や、受付の運用の見直しとあわせて続けていくものです。相談フォームの守り方全体は相談フォームに書かれた内容はどこを通る？もあわせてご覧ください。

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