事務所の名前をかたるなりすましメールが届いたら｜ドメインの設定と顧問先への案内

なりすましメールとは：事務所の「差出人」を偽ったメール

メールの差出人の名前やアドレスは、残念ながら手紙の差出人欄と同じように、送る側が自由に書けてしまう仕組みになっています。そのため、事務所の名前や、事務所のアドレスによく似た差出人で、顧問先や相談者の方にメールが送られることがあります。

• 「振込先の口座が変わりました」と、事務所の報酬の振込先を変えさせようとする
• 「確定申告の書類を確認してください」と、添付ファイルや不審なページを開かせようとする
• 「マイナンバーの再提出をお願いします」と、個人情報を送らせようとする
• 「年度更新の手続きが未完了です」と、急がせて判断を誤らせようとする

士業事務所の名前は、顧問先にとって「信頼できる送り主」です。それだけに、なりすましに使われると被害につながりやすく、事務所の信用にも影響します。事務所のホームページとメールが同じドメイン（住所）を使っている場合、その住所の設定を整えておくことが、なりすましを見分けてもらう手がかりになります。

顧問先から「怪しいメールが来た」と言われたときの対応

まずは落ち着いて、次の順番で対応します。大切なのは、顧問先に被害が広がらないよう、早めに正しい情報を届けることです。

1. 顧問先にメールを開かない・返信しないよう伝える添付ファイルやメール内のリンクは開かず、振込や情報の送付もしないようお願いします。届いたメールは削除せず、そのまま残しておいてもらいます。
2. 届いたメールの差出人と内容を確かめる差出人のアドレスが事務所のものと一文字違う、見慣れない無料メールのアドレスになっている、などを確認します。顧問先に画面の写真を送ってもらうと確かめやすくなります。
3. 事務所のメールが乗っ取られていないか確かめる事務所のメールの送信済みフォルダに、身に覚えのないメールがないか確認します。ある場合は、パスワードの変更とメールの管理者への相談を急ぎます。
4. 顧問先全体にお知らせするほかの顧問先にも届いている可能性があるため、事務所の正式な連絡手段で注意を呼びかけます。ホームページのお知らせ欄にも載せておくと、検索した方にも伝わります。

日ごろの備え：ドメインに「送信元の証明」を設定する

なりすましを完全に防ぐことは難しいのですが、事務所のドメインに「このアドレスからのメールは、この送り口から出したものです」と証明する設定を入れておくと、受け取る側のメールの仕組みが偽物を見分けやすくなります。代表的なものは次の3つです。

どれも事務所の側で画面を操作するというより、ドメインやメールを管理している制作会社・サーバー会社にお願いして設定してもらうものです。設定の順番や、どこまで厳しくするかは、事務所のメールの使い方によって変わります。たとえば、ホームページの相談フォームが事務所のアドレスを差出人にして自動返信メールを送っている場合、その送り口も一覧に入れておかないと、自動返信が届かなくなることがあります。

制作会社には「事務所のドメインに、SPF・DKIM・DMARCの設定が入っているか確認してください。入っていなければ、設定の方法と費用を教えてください」と伝えれば話が通じます。

顧問先と決めておきたい「確かめ方」

技術的な設定と同じくらい大切なのが、顧問先との間で「こういう連絡はメールではしない」と決めておくことです。決まりがあれば、なりすましメールが届いても顧問先が気づきやすくなります。

• 報酬の振込先の変更は、メールだけで知らせない（書面や電話でも伝える）
• マイナンバーなどの重要な情報を、メールの返信で求めない
• 急ぎの手続きを求めるときは、担当者から電話でも一言伝える
• 不審に思ったら事務所の代表電話で確かめてほしいと、日ごろから伝えておく

こうした決まりは、顧問契約のときの案内や、ホームページの顧問先向けページに載せておくと伝わりやすくなります。顧問先向けページの扱いは顧問先との書類のやり取りをホームページで行うときの注意点でまとめています。

メールとホームページは同じ「住所」でつながっている

事務所のメールアドレスとホームページは、多くの場合、同じドメインを使っています。ドメインの更新が止まればメールもホームページも止まり、ドメインの設定が古ければなりすましにも使われやすくなります。ドメインの管理者が誰か分からない場合は、まずそこを確かめることから始めてください。更新切れの対処はドメイン・サーバーの更新を忘れてホームページとメールが止まった時をご覧ください。

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