保守の頼み方・選び方
事務所ホームページの更新、事務員が自分でするか外に頼むか｜分け方の目安
「休業のお知らせくらいは自分たちで載せたい」「制作会社に頼むと数日かかるし、費用もかかる」。事務所のホームページについて、こうした声をよく伺います。一方で、事務員さんが管理画面に入るようになってから、何かの拍子に表示が崩れた、プラグインを更新したら相談フォームが届かなくなった、というお話もあります。この記事では、作業ごとに「自分でする」「外に頼む」をどう分けるとよいか、その目安と、自分で行う場合の決まりごとをお伝えします。
「全部自分で」も「全部お任せ」も、無理が出やすい
ホームページの更新を全部事務所で行おうとすると、所長や事務員さんの負担が大きくなります。特に繁忙期には、ホームページに手が回らなくなりがちです。また、WordPressやPHPの更新のように、知識が要る作業を手探りで行うと、思わぬ不具合を招くことがあります。
逆に、全部を制作会社に任せると、休業のお知らせ一つ載せるにも依頼と待ち時間がかかります。急ぎの案内が間に合わなかったり、ちょっとした修正のたびに費用がかかったりして、更新そのものが億劫になってしまうこともあります。
そこでおすすめしたいのが、作業ごとに分ける考え方です。事務所の中の方が判断しやすい作業は自分で、知識や責任が要る作業は外に、という分け方です。
作業ごとの分け方の目安
次の表は、事務所のホームページでよくある作業を、自分で行いやすいものから外に頼みたいものの順に並べたものです。事務所の人手や、制作会社との契約の内容に合わせて調整してください。
| 作業 | おすすめの分け方 | 理由 |
|---|---|---|
| お知らせ・休業案内 | 事務所で行う | 急ぎが多く、内容は事務所が一番よく分かる |
| 顧問先への提出物の案内 | 事務所で行う | 毎年の繰り返しで、ひな形にしやすい |
| 料金表・取扱業務の修正 | 事務所で下書き、外で整える | 表の作り替えや、画像の差し替えを伴うことがある |
| 所員紹介・写真の差し替え | 事務所で下書き、外で整える | 写真の大きさや配置の調整が要る |
| WordPress・プラグインの更新 | 外に頼む | 更新後の不具合の確認と、戻す作業が要る |
| PHPの版の切り替え | 外に頼む | 対応状況の確認と、バックアップが要る |
| 相談フォームの設定の変更 | 外に頼む | 届かなくなると相談の機会を逃す |
ポイントは、「内容」は事務所、「仕組み」は外、という分け方です。お知らせの文章や料金の金額は、事務所の方が一番よく分かっています。一方で、WordPressやPHP、相談フォームの仕組みは、触ると他の部分に影響が出ることがあるため、知識のある人に任せたほうが安心です。
分け方を決めたら、紙一枚に書き出して事務所の全員が見られる場所に置いておくと、迷いが減ります。「お知らせは事務員さんが書き、所長が確かめて公開」「料金表の修正は一覧にして制作会社へ」「更新ボタンは押さない」といった具合です。新しく人を雇ったときも、その紙を渡すだけで決まりごとが伝わります。
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事務所で更新する場合に決めておきたいこと
事務所でお知らせなどを更新する場合は、いくつかの決まりごとを作っておくと、混乱や事故を防げます。特に、管理画面に入る人が増えるほど、決まりごとの大切さが増します。
- ログイン情報を人ごとに分ける一つのIDとパスワードを全員で使い回さず、人ごとに作ります。誰が何を更新したかが分かり、退職時も削除するだけで済みます。
- 触ってよい範囲を決めるお知らせの投稿はよいが、プラグインやデザインの設定は触らない、など範囲を決めます。WordPressの権限の設定で、触れる範囲を絞ることもできます。
- 更新ボタンは押さないと決める管理画面に出る「更新があります」の表示は、外に頼んでいる場合は事務所では押さないと決めておきます。
- 公開前に資格者が確かめる制度の変更や料金に関わるお知らせは、資格者が確かめてから公開します。
- 困ったときの連絡先を決める表示が崩れた、消してしまった、というときに誰に連絡するかを決めておきます。
退職した方のログイン情報は早めに削除
事務員さんが退職したあともログイン情報が残っていると、管理画面に入れる状態が続きます。退職の手続きの一つとして、ホームページのログイン情報の削除を入れておきましょう。
外に頼む場合に確かめたいこと
WordPressやPHPの更新、相談フォームの設定などを外に頼む場合は、頼んだことが実際に行われているかを確かめられる形にしておくことが大切です。次の点を、制作会社や保守会社に確かめてみてください。
- WordPress・プラグイン・PHPの更新のうち、どこまでが契約に含まれるか
- 更新のあとに、相談フォームが届くかを確かめてくれるか
- 作業の前にバックアップを取ってくれるか
- 何をしたかの報告をもらえるか
- お知らせの差し替えを急いで頼みたいとき、何日で対応してもらえるか
更新の担当の確かめ方はWordPressとPHPの更新は誰がする？で、保守会社を選ぶときの観点は保守会社の選び方で詳しく紹介しています。
外に頼む作業が多い事務所ほど、依頼の仕方をそろえておくと手間が減ります。「どのページの」「どこを」「いつまでに」「どう変えるか」を書いた依頼書のひな形を作っておけば、所長でも事務員さんでも同じ形で頼めます。制作会社にとっても分かりやすく、行き違いや手戻りが少なくなります。
自分でする部分にも、見守りの目を
作業を分けると、事務所で行う部分と外に頼む部分の境目ができます。その境目で起きる変化、たとえば事務所でお知らせを更新した直後に表示が崩れた、外で更新したあとに相談フォームの動きが変わった、といったことは、どちらも「相手がやったこと」と思いやすく、気づくのが遅れがちです。
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14日間無料で始める まずは人に相談するよくあるご質問
事務員にWordPressの管理画面を触らせても大丈夫ですか？
触ってよい範囲を決めておけば大丈夫です。お知らせの投稿だけを任せ、プラグインやデザインの設定には触らないようにしておくと安心です。WordPressの権限の設定で、触れる範囲を絞ることもできます。
管理画面の「更新があります」は押してもよいですか？
制作会社や保守会社に更新を頼んでいる場合は、事務所では押さずに任せるのが安心です。事務所で更新する場合は、先にバックアップを取り、更新後に相談フォームが届くかを確かめてください。
料金表の修正は自分でできますか？
文章の中の金額を直すだけなら自分でできることもあります。ただ、表の作り替えや画像の中の金額の差し替えを伴う場合は、制作会社に頼んだほうが確実です。事務所で修正の一覧を作って渡すと、やり取りが少なくて済みます。
制作会社に頼むと費用がかさみます。
急ぎが多いお知らせや休業案内を事務所で行うようにすると、外に頼む回数を減らせます。契約の中に文章の修正が何回まで含まれているかも確かめてみてください。
事務員が退職するとき、ホームページで気をつけることはありますか？
管理画面のログイン情報を削除し、その方が担当していた更新作業を誰が引き継ぐかを決めてください。退職の手続きの一覧に、ホームページの項目を入れておくと漏れを防げます。
この記事は、税理士・社労士・行政書士事務所のホームページの見守りと相談を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。
