事務所ホームページの料金表を改定するとき、載せ替え漏れを防ぐ手順

料金は「料金表のページ」以外にも載っている

ホームページを作った当初は、料金は料金表のページにだけ載せていたはずです。ところが数年たつと、さまざまな場所に金額が広がっていきます。トップページの「月額〇円から」という見出し、取扱業務ごとのページの目安、キャンペーンのお知らせ、よくある質問、そして印刷用のPDFなどです。

料金表のページだけを直しても、他の場所に古い金額が残っていれば、相談者の方はどちらが正しいのか分からなくなります。面談の場で「ホームページには違う金額が書いてありました」と言われると、説明に時間がかかるだけでなく、事務所への信頼にも関わります。

特に士業の事務所では、料金表が「相談するかどうか」を決める材料になっていることが多いものです。税理士事務所なら顧問料と決算料、社労士事務所なら顧問料と手続きごとの報酬、行政書士事務所なら許認可の種類ごとの報酬、というように、相談者の方は自分の場合にいくらかかりそうかを料金表で確かめてから問い合わせます。金額が場所によって違うと、その段階で相談をためらわせてしまうこともあります。

まず、金額が載っている場所をすべて書き出す

改定の作業で一番大切なのは、最初の洗い出しです。思い出せる範囲で書き出すだけでなく、ホームページ全体を検索して探すと漏れが減ります。WordPressで作ったホームページなら、管理画面の投稿や固定ページの検索で「円」や「月額」と入れると、金額を含むページが一覧で出てきます。

見落としやすいのは、画像とPDFです。どちらも管理画面の検索には出てこないため、目で確かめるしかありません。トップページの大きな画像に「顧問料月額〇円〜」と入っている場合は、画像そのものを作り直す必要があるので、制作会社への依頼が必要になることもあります。

新しい料金表を作るときに気をつけたいこと

新しい料金表は、金額だけでなく「何が含まれるか」まで書いておくと、相談の段階での行き違いが減ります。たとえば記帳代行の有無、決算や年末調整が別料金かどうか、書類作成と提出代行の範囲、交通費の扱いなどです。

• 税込か税抜かをはっきり書く（表の上に一言添えるだけでも分かりやすくなります）
• 「〜」の範囲は、何によって金額が変わるのかを書く（売上規模、従業員数、書類の数など）
• 別途かかる費用を料金表のすぐ下にまとめる
• 改定日を明記し、それ以前のご契約の扱いを書く

改定日にあわせて差し替え、顧問先にも案内する

料金の改定は、顧問先との関係にも関わります。ホームページだけ先に変わり、顧問先へのご案内が後になると、「聞いていない」と感じさせてしまうことがあります。差し替えの順番は、次のように進めると落ち着いて対応できます。

1. 顧問先へ先にご案内する書面やメールで、改定の内容と時期、既存のご契約の扱いをお知らせします。
2. お知らせを事前に載せる改定日の少し前に「料金改定のお知らせ」を載せ、新しい料金表の公開日を予告します。
3. 改定日に料金表を差し替える料金表のページ、業務ページ、よくある質問、画像、PDFをまとめて差し替えます。
4. 古い金額が残っていないか確かめる洗い出しの一覧に沿って、一つずつ開いて確認し、印を付けていきます。
5. 古いお知らせの扱いを決める過去の料金キャンペーンの記事は、非表示にするか「当時の料金です」と一言添えます。

顧問先への案内ページを別に持っている事務所は、そちらも合わせて更新します。案内ページの運用については顧問先へのお知らせページの作り方と運用をご覧ください。

差し替えたら、料金以外の「動き」も確かめる

料金表の差し替えは、ページの作り替えを伴うことがあります。作業のあとに、表がスマートフォンで崩れていないか、相談フォームへのボタンが正しく動くか、PDFのリンクが切れていないかも見ておきましょう。料金を見た相談者の方が、そのまま相談の申込みに進める状態になっていることが大切です。

また、差し替えの作業で管理画面に入る機会が増えると、WordPressやプラグインの更新の通知に気づくことがあります。その場で更新ボタンを押してよいかは、契約や作業の担当によって変わります。迷ったときは、まず制作会社や保守会社に確認してください。

作業を外に頼む場合は、洗い出しの一覧をそのまま依頼書として渡すと、やり取りが少なくて済みます。「このページのこの金額を、この日にこう変える」という形にしておけば、見積もりも出しやすく、作業後の確認も一覧に印を付けるだけで終わります。次の改定のときにも、同じ一覧を使い回せます。

HPドクターでは、無料の自動診断でホームページの土台の状態を確かめられます。また、AIみまもり＋AIチャット（月額1,500円・14日間無料）なら、週3回サイトを診断し、表示や設定に変化があったときだけお知らせします。料金表の差し替えのあとに、思わぬところが変わっていないかを見守る使い方もできます。今の制作会社との契約はそのままでかまいません。