事務所ホームページの保守契約を見直す・解約する前に確かめたい5つのこと

見直しの前に「何が事務所の手元にあるか」を知る

保守契約を見直すとき、つい金額や作業の範囲から考えがちです。ただ、その前に確かめておきたいのが、ホームページを動かすために必要なものが、事務所の手元にあるかどうかです。

ホームページは、ドメイン（住所）、サーバー（置き場所）、中身のデータ、管理画面のログイン情報がそろって初めて動きます。これらのどれかが制作会社の手元にしかないと、契約をやめたときに引き継げなかったり、引き継ぎに時間がかかったりします。見直しの話を切り出す前に、まずこの状態を確かめておくと、落ち着いて交渉できます。

確かめたい5つのこと

次の5つを、上から順に確かめていきます。分からない項目は、そのまま制作会社への質問にしてかまいません。

確かめた内容は、一枚の表にまとめておくと便利です。ドメインの名義、サーバーの名義、ログイン情報の有無、メールの置き場所、契約の更新日と解約の予告期間を並べておけば、見直しの相談をするときも、乗り換え先と話をするときも、同じ表を見ながら進められます。

相談フォームとメールは「止めない」ことを第一に

士業の事務所にとって、乗り換えの途中で一番困るのは、相談フォームとメールが止まることです。相談フォームが止まれば新しい相談の機会を逃し、メールが止まれば顧問先とのやり取りに支障が出ます。繁忙期に重なると、影響はさらに大きくなります。

• 乗り換えの時期は、確定申告や年度更新などの繁忙期を避ける
• 新しい会社に移したあと、相談フォームから自分宛てにテスト送信して届くか確かめる
• 事務所のメールが同じサーバーで動いている場合は、メールの移し替えの手順を先に決める
• 古いサーバーは、新しいサーバーで問題なく動くのを確かめるまで残しておく
• 顧問先には、メールが一時的に届きにくくなる可能性があれば事前にお知らせする

相談フォームの送信内容がホームページの中に保存されている場合は、古いサーバーに相談者の方の情報が残ったままにならないよう、解約のときの扱いも確かめておきましょう。バックアップの写しの扱いは事務所ホームページのバックアップ、何をどこに残すかでも触れています。

見直し・解約を進める手順

5つの確認が済んだら、次の手順で見直しや解約を進めます。いきなり解約を申し出るのではなく、引き継ぎの準備を整えてから話を切り出すのがポイントです。

1. 名義を事務所に移す相談をするドメインやサーバーが制作会社名義の場合は、まず事務所名義への移し替えを相談します。
2. ログイン情報とデータを受け取る管理画面のログイン情報と、ホームページのデータの写しを受け取ります。
3. 新しい会社と段取りを決める乗り換え先が決まっている場合は、移す日、メールの扱い、確認の方法を決めます。
4. 移したあとに一通り確かめる表示、相談フォーム、メール、アドレス欄の鍵マークを確かめます。
5. 古い契約を解約する新しい環境で問題なく動くのを確かめてから、古い契約を解約します。

見直してみた結果、乗り換えずに今の会社との契約を続けるという結論になることもあります。中身がはっきりしたうえで続けるのであれば、それも立派な見直しです。保守費用の中身の読み方はホームページ保守費用の見積もりと請求書の読み方をご覧ください。

見直しの話を切り出すときは、これまでのお礼を伝えたうえで、事務所として困っていることを具体的に伝えるのが穏やかな進め方です。名義の移し替えやデータの引き渡しは、今の会社の協力がないと進めにくい作業です。関係を荒立てずに進めることが、結果として事務所のホームページを守ることにつながります。

乗り換えの前後こそ、見守りを

乗り換えの前後は、ホームページにとって変化の多い時期です。サーバーの移し替え、設定の変更、証明書（アドレス欄の鍵マークのもと）の取り直しなどが重なります。どこかで設定が抜けると、表示が崩れたり、鍵マークが外れたりすることがあります。

HPドクターの無料の自動診断では、乗り換えの前と後でホームページの状態を確かめられます。続けて見守るなら、AIみまもり＋AIチャットが月額1,500円で14日間無料です。週3回（月・水・金）サイトを診断し、変化があったときだけお知らせします。

HPドクターは、今の制作会社との契約はそのままでも使えます。乗り換えるかどうか迷っている段階でも、見守りと相談の窓口として使っていただけます。人に相談したい場合は、助言プラン（月額20,000円・50,000円、税別、作業は別途お見積もり）もご用意しています。

乗り換えたあとしばらくは、表示や相談フォームを少し気にかけておくと安心です。特に最初の数週間は、メールの届き方や、検索結果の表示が落ち着くまでに時間がかかることがあります。