事務所ホームページのバックアップ、何をどこに残す？士業事務所の確かめ方

バックアップは「戻せて初めて」意味がある

バックアップとは、ホームページの中身の写しを別の場所に保存しておくことです。誤って記事を消してしまったとき、更新のあとに表示が崩れたとき、外部から書き換えられたときなどに、写しから元の状態に戻すために使います。

ここで大切なのは、写しを取っていることよりも、その写しから実際に戻せるかです。写しが古すぎる、一部しか取れていない、写しがホームページと同じサーバーにしかない、という状態では、いざというときに役に立たないことがあります。

確かめたい4つのこと：誰が・何を・どこに・どの間隔で

バックアップの状態は、次の4つが分かれば判断できます。制作会社や保守会社に聞くときも、この4つをそのまま質問にすると答えをもらいやすくなります。

WordPressのホームページは、文章などが入っている「データベース」と、画像やデザインなどの「ファイル」の2つでできています。片方だけでは元に戻せないので、両方が含まれているかを確かめてください。

士業の事務所のホームページには、年ごとの提出物の案内、制度変更の解説、料金表の改定履歴など、積み重ねてきた記事が多く載っています。こうした記事は、作り直そうとすると大きな手間がかかります。特に、顧問先向けの案内に添付しているPDFや書類のひな形は「ファイル」の側に入っているため、データベースだけの写しでは戻りません。何が戻せて何が戻せないのかを、一度はっきりさせておきましょう。

相談フォームの控えは「残しすぎない」ことも考える

士業の事務所ならではの論点が、相談フォームの控えです。フォームのプラグインによっては、送信された内容をホームページのデータベースにも保存する設定になっています。この場合、バックアップの写しの中にも、相談者の方の氏名や相談内容が含まれることになります。

相談内容には、家族の状況、借入れ、労務の問題など、他人に知られたくない事柄が含まれることがあります。守秘を大切にする事務所として、次の点を確かめておくと安心です。

• フォームの送信内容が、ホームページのデータベースにも保存される設定になっているか
• 保存されている場合、事務所のメールに届いていれば足りるので、保存しない設定にできるか
• バックアップの写しを置いている場所に、誰がアクセスできるか
• 古い写しをいつ消しているか

設定を変える場合は、制作会社と相談してから進めてください。相談フォームの通り道や守り方については、同じ業種向けの別の記事でも詳しく扱っています。

年に一度は「戻す練習」をしてもらう

バックアップが本当に使えるかは、実際に戻してみないと分かりません。とはいえ、本番のホームページで試すわけにはいきません。制作会社や保守会社に、次のような確認をお願いしてみましょう。

1. 戻す手順があるかを聞く「もしもの時、どのくらいの時間で、どの時点の状態に戻せますか」と聞きます。
2. 試しに戻してもらう本番とは別の場所に写しを戻し、表示や相談フォームが動くかを確かめてもらいます。
3. 結果を記録する戻すのにかかった時間、戻らなかったものがあったかを記録しておきます。
4. 足りない点を直す画像が戻らなかった、間隔が長すぎた、などの点があれば設定を見直します。

大きな更新の前、たとえばPHPの版の切り替えやWordPressの大きな更新の前にも、その場でバックアップを取ってもらうと安心です。更新の担当の確かめ方はWordPressとPHPの更新は誰がする？をご覧ください。

あわせて、事務所の側でも「戻すと決めたら誰に連絡するか」を決めておくと、いざというときに慌てずに済みます。制作会社の連絡先、サーバーの契約者、事務所の窓口になる人を一枚の紙にまとめ、所長と事務員さんの両方が分かる場所に置いておきましょう。繁忙期に起きても、その紙を見れば次に何をするかが分かる状態が理想です。

バックアップと見守りをセットで考える

バックアップは、問題が起きたあとに戻すための備えです。一方で、問題が起きたことに早く気づけなければ、どの時点に戻せばよいかも分かりません。書き換えに数週間気づかなければ、その間の写しはすべて書き換えられた後のものになってしまいます。

HPドクターの無料の自動診断では、今のホームページの状態を約10秒で確かめられます。続けて見守る場合は、AIみまもり＋AIチャットが月額1,500円・14日間無料です。週3回（月・水・金）サイトを診断し、変化があったときだけお知らせするので、早く気づいて、戻すべき時点を判断しやすくなります。

今の制作会社との契約はそのままでかまいません。バックアップは制作会社、見守りはHPドクター、という分担もできます。バックアップの体制を含めて今の契約を見直したい場合は保守契約を見直す前に確かめたいことも参考にしてください。