事務所情報・登録番号はホームページのどこに載せる？相談者が確かめたい基本情報

相談者の方は「本当の事務所か」を確かめている

インターネットで事務所を探す方は、いくつかの事務所のホームページを見比べています。そのとき、デザインや料金だけでなく、「資格者がきちんといる事務所か」「実際にどこにあるのか」を確かめています。士業の名前をかたった怪しい業者の話を聞いたことがある方ほど、こうした点に慎重になります。

資格者の氏名、登録番号、所属する会、事務所の所在地や電話番号は、相談者の方にとって事務所を信頼するための手がかりです。これらが分かりやすく載っているだけで、「ここなら相談してみよう」という気持ちを後押しできます。

載せておきたい基本情報と置き場所

基本情報は、「事務所概要」や「事務所案内」のページにまとめて載せ、どのページの一番下からもそこへ辿れるようにしておくのが分かりやすい形です。次の表を目安に、今のホームページに載っているかを確かめてみてください。

電話番号や受付時間は、全ページの上部か下部に置いておくと、どのページから読み始めた方にも見つけてもらえます。スマートフォンで見たときに番号を押すとそのまま電話がかかるようにしておくと、相談の入口として働きます。受付時間を繁忙期だけ変える場合は、その案内も近くに置いておきましょう。

所員紹介のページで気をつけたいこと

所員紹介のページは、事務所の雰囲気を伝える大切なページです。顔写真や経歴、得意な業務を載せている事務所も多いと思います。ただし、所員紹介は、事務所の基本情報の中でも特に古くなりやすいページです。

• 退職した方が載ったままになっていないか：相談者の方が名前を指名して問い合わせることがあります
• 資格者と資格者でない所員の区別が分かるか：相談者の方が誤解しない書き方にします
• 顔写真の掲載に本人の同意があるか：退職後の扱いも含めて決めておきます
• 経歴や得意分野の表現が誤解を生まないか：広告の決まりとの関わりも確かめます

資格者と資格者でない所員の区別は、相談者の方にとって大切な情報です。肩書きをはっきり書き分けておくと、誤解を防げます。表現の考え方は士業のホームページと広告の決まりでも触れています。

所員紹介を載せるかどうか迷う場合は、資格者だけを紹介し、所員は「事務スタッフ〇名」のように人数だけを書く形もあります。個々の所員の写真や名前を出さなくても、事務所の体制は伝えられます。

事務所が変わったときの見直しの手順

移転、資格者の入れ替わり、法人化、承継など、事務所の基本情報が変わる出来事は意外と多いものです。そのたびに、ホームページのどこを直せばよいかを手順にしておくと、直し漏れが減ります。

1. 変わる情報を書き出す所在地、電話番号、資格者の氏名、代表者など、変わる情報をすべて書き出します。
2. 載っている場所を探す事務所概要だけでなく、全ページの上部・下部、アクセスのページ、プライバシーポリシー、PDFの申込書なども確かめます。
3. 外の情報もあわせて直す地図サービスの事務所情報、所属会の名簿、名刺や封筒も、同じ時期に差し替えます。
4. 変更のお知らせを載せる移転や電話番号の変更は、しばらくの間お知らせとして載せ、顧問先にも個別にご案内します。
5. 直したあとに一通り確かめるスマートフォンから電話番号を押してつながるか、地図が新しい場所を指しているかを確かめます。

プライバシーポリシーの事業者情報や問い合わせ窓口も、基本情報が変わったときに直し漏れやすい場所です。見直し方は事務所のプライバシーポリシーに書くことをご覧ください。事務所の承継や代表者の交代のときは、ホームページの名義そのものも確かめておくと安心です。

移転の場合は、ホームページの外にある情報の直し漏れにも気をつけたいところです。地図サービスに古い住所が残っていると、相談者の方が古い場所に向かってしまうことがあります。事務所の名前で検索したときに表示される情報も、あわせて確かめておくと安心です。

基本情報が正しいことと、ホームページが安全なこと

基本情報がきちんと載っていても、ホームページそのものが古い仕組みのままだと、相談者の方の信頼を損ねることがあります。アドレス欄に「保護されていない通信」と表示されたり、検索結果に注意の表示が出たりすると、どれだけ丁寧に事務所情報を載せていても、相談をためらわせてしまいます。

HPドクターでは、無料の自動診断で、アドレス欄の鍵マークやニュースになった弱点への当てはまりなどを確かめられます。続けて見守るなら、AIみまもり＋AIチャット（月額1,500円・14日間無料）が週3回サイトを診断し、変化があったときだけお知らせします。基本情報の見直しの進め方をAIに相談することもできます。

今の制作会社との契約はそのままでかまいません。人に相談したい場合は、助言プラン（月額20,000円・50,000円、税別、作業は別途お見積もり）もご用意しています。

基本情報を見直したら、直した日をどこかに記録しておくと、次に何かが変わったときに役立ちます。