士業事務所のプライバシーポリシーに書くこと｜相談者が安心できる個人情報の案内

相談者の方は「入力する前」に読んでいる

プライバシーポリシーは、多くの人にとって読み飛ばすページかもしれません。ただ、士業の事務所の場合は事情が少し違います。相談の内容がとても個人的なものだからです。相続の相談なら家族の状況、税務の相談なら収入や借入れ、労務の相談なら職場でのトラブル、許認可の相談なら事業の計画が含まれます。

こうした相談をする前に、「この事務所に書いた内容は、どう扱われるのだろう」と気にする方がいらっしゃいます。プライバシーポリシーは、その疑問に答えるページです。ひな形のままで事務所の実際の扱いと合っていないと、せっかく読んでくれた方の安心につながりません。

士業の事務所が書いておきたい項目

一般的なプライバシーポリシーのひな形には、利用目的や第三者への提供などの項目が並んでいます。士業の事務所の場合は、それに加えて、相談者の方が気にする点に答える項目を入れておくと安心につながります。

特に「守秘の姿勢」と「外部への委託」は、ひな形には入っていないことが多い項目です。ホームページの運用を制作会社に任せている場合、相談フォームの送信内容がどこを通るのかを把握したうえで、その扱いを書いておくと誠実です。

相談フォームとプライバシーポリシーをつなぐ

プライバシーポリシーをきちんと書いても、ホームページの一番下に小さく置いてあるだけでは、相談者の方の目に届きにくいものです。相談フォームの近くから読めるようにしておくことが大切です。

• 相談フォームの送信ボタンの近くに「個人情報の取り扱い」へのリンクを置く
• フォームの上に「ご相談の内容は、資格者の守秘の義務に基づいて取り扱います」と一言添える
• マイナンバーや口座番号など、フォームでは送らないでいただきたい情報を書いておく
• フォームで送るのに抵抗がある方のために、電話や来所での相談の案内も並べる

フォームでは送らないでいただきたい情報を書いておくのは、相談者の方を守るためでもあり、事務所が必要以上の情報を持たないためでもあります。フォームに書かれた内容がどこを通るのか、どう守るのかといった技術的な話は、同じ業種向けの別の記事で詳しく扱っています。

見直しのタイミングと進め方

プライバシーポリシーは、一度書いたら終わりではありません。事務所の業務や、ホームページの仕組みが変わったときに見直す必要があります。たとえば次のようなときです。

1. 取扱業務が増えたとき新しい業務で集める情報や、使う目的が変わっていないかを確かめます。
2. 相談フォームや予約の仕組みを変えたとき外部の予約サービスやチャットを使い始めた場合、情報の通り道が変わります。
3. 制作会社やサーバーを変えたとき外部への委託先が変わるので、委託の項目を見直します。
4. 事務所の名前や所在地、代表者が変わったとき問い合わせ窓口や事業者の情報を差し替えます。

見直すときは、まず今のプライバシーポリシーを印刷し、事務所の実際の扱いと一項目ずつ照らし合わせるのが分かりやすい方法です。書いてあることと実際の扱いが違う箇所に印を付け、直す内容を決めてから制作会社に差し替えを頼みます。事務所の基本情報の載せ方は事務所情報・登録番号の載せ方もあわせてご覧ください。

書いた内容を守れる「仕組み」も確かめる

プライバシーポリシーに「適切な安全管理を行います」と書いても、ホームページそのものの土台が古いままでは、書いた内容を守り切れないことがあります。2026年10月には、ホームページを動かすPHPに深刻な弱点が見つかり、IPA（情報処理推進機構）が注意喚起を出しました。WordPressを新しくしていても、PHPが古ければ対象になり得ます。

HPドクターでは、無料の自動診断で、ニュースになった弱点に当てはまりそうか、アドレス欄の鍵マーク（通信の暗号化）が有効かなどを約10秒で確かめられます。続けて見守るなら、AIみまもり＋AIチャットが月額1,500円・14日間無料。週3回（月・水・金）サイトを診断し、変化があったときだけお知らせします。

今の制作会社との契約はそのままでかまいません。プライバシーポリシーの文面の判断は専門家に、ホームページの見守りはHPドクターに、という形でお使いください。相談フォームまわりの点検は繁忙期の前に確かめたい点検リストでも紹介しています。